Tener bien organizados los papeles es fundamental para poder realizar cualquier gestión rápidamente. Además, así evitarás correr riesgos, como perderlos. Para organizarlos lo primero que necesitas es juntar todas las documentaciones y papeles que quieres conservar. A continuación, tienes que clasificarlos todos en diferentes montones: estudios, papeles del trabajo, papeles de la vivienda, papeles del coche, recibos… Esta puede ser una buena clasificación, aunque puedes tener otras según tus necesidades o la manera en la que mejor te organices.
Ten a mano un buen número de carpetas de carton grandes. En cada una de estas carpetas pon el nombre de lo que van a contener. Por ejemplo, papeles de la casa. Cada documento puedes meterlo en el interior de una funda de plástico y colocar a esta una etiqueta con el nombre de lo que contiene. Por ejemplo: contrato de alquiler, escritura de compraventa, contrato de alta del agua…
En la carpeta anota debajo del nombre principal que has indicado, todos los documentos de manera individual. Por ejemplo, escribes en mayúscula PAPELES DE LA CASA y en minúscula vas especificando cada uno de los documentos. Así, no tendrás que abrir la carpeta para saber qué contiene exactamente.
Todas estas carpetas puedes ponerlas en un cajón reservado para este fin o puedes, a su vez, introducirlas en un maletín en el que tengas guardada toda la documentación junta. Cuando necesites un documento, por ejemplo, tu contrato de trabajo, solo tendrás que buscar la carpeta llamada PAPELES DEL TRABAJO y comprobar que figura allí tu contrato.
Para evitar acumular papeles de más, puedes pedir a tu compañía de teléfono, a la del gas y a la del agua que envíen los recibos por mail. De esta manera, podrás guardarlos en carpetas en tu correo electrónico y los tendrás siempre a mano. Incluso puedes organizarlos en subcarpetas por años e ir borrando los que sean ya antiguos para no ocupar demasiado espacio.
Una vez que tengas toda tu documentación bien organizada, podría ser muy interesante escanearla y guardarla en tu ordenador en carpetas que se llamen exactamente igual que las físicas. Puedes usar la nube para tenerla disponible siempre desde cualquier aparato que utilices que esté conectado a Internet. También puedes tenerla en un lápiz a buen recaudo como copia de seguridad. Así, cuando necesites una copia de alguno de estos documentos, solo tendrás que imprimirlo directamente desde la nube.